INDUSTRIAL SOFTWARE - Integrazione Software

 

Guida all’integrazione dei software della linea GT nelle realtà aziendali dotate di un proprio software gestionale

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Industrial Software S.r.l.
Data di pubblicazione: giugno 2006

In questo documento viene illustrato come si può realizzare una corretta integrazione tra un software di contabilità e un software esterno specifico del settore mantenendo i dati in forma centralizzata e senza duplicazioni ne in termini di dati ne in termini di operazioni aggiuntive per la sincronizzazione.

Disclaimer

Le informazioni contenute in questo documento rappresentano l'attuale posizione di Industrial Software nei confronti dei problemi discussi al momento della pubblicazione. Per la necessità da parte di Industrial Software di rispondere alle mutevoli condizioni del mercato, le informazioni fornite non impegnano in alcun modo Industrial Software, che non garantisce l'accuratezza delle informazioni presentate dopo la data di pubblicazione.
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Introduzione

Il successo di un'azienda dipende anche dalla sua capacità di sapersi organizzare, innovarsi e investire in soluzioni tecnologiche che riescano a stare al passo alle mutevoli richieste delle normative del proprio settore.
Soprattutto quando l’azienda assume dimensione importanti, la necessità di centralizzare le informazioni in un unico database o sistema informatico, generalmente nei software di contabilità, diventa indispensabile per una corretta gestione e scambio di informazioni.
La tendenza da noi riscontrata in molte aziende è stata quella di procedere a personalizzazioni, anche spinte, sui software di contabilità per adeguarsi alle nuove esigenze amministrative o, spesso, normative. Recentemente per fare un esempio, l’introduzione della nuova normativa sulla marcatura CE ha costretto molte società a modificare pesantemente il layout dei propri documenti di trasporto per visualizzare correttamente le informazioni richieste dalla normativa. I risultati ottenuti, spesso non soddisfacevano pienamente l’amministrazione o non rispettavano completamente la normativa nonostante gli alti costi di personalizzazione sostenuti.
Il motivo di tale insuccesso è derivato dal fatto che per risolvere problemi specifici e particolari occorre utilizzare software ad-hoc progettati fin dall’inizio per contemplare tutte le esigenze di un nuovo quadro normativo o di una nuova necessità amministrativa e non procedere in maniera frammentata e disorganizzata a personalizzazioni effettuate da chi non conosce perfettamente il quadro complessivo della problematica da affrontare.
Spesso, il timore di utilizzare software esterni o di utilizzare software house diverse da quelle a cui si è affidato il proprio sistema informatico, è giustificato dalla difficoltà di realizzare delle interconnessioni robuste, affidabili e sicure tra i software esistenti e quelli nuovi.
D’altra parte, pensare di non realizzarle e quindi procedere all’acquisto di software anche di ottima qualità ma incapaci di utilizzare i database esistenti in azienda provocherebbe nel lungo periodo gravi problemi di ridondanza dei dati con notevoli perdite di tempo per la gestione e sincronizzazione.
 
Non si tratta di un'impresa facile, perché ogni azienda dispone di un proprio software gestionale a volte con ottime personalizzazioni e in ogni caso, vuole mantenere la libertà di poterlo cambiare successivamente senza doversi legare a software di nuovo acquisto.

Industrial Software si è concentrata a lungo su questa problematica cercando di risolvere non solo i problemi strettamente tecnici ma anche quelli procedurali e organizzativi.

Il primo passo per una corretta integrazione è individuare le informazioni da condividere, quali saranno i client che le utilizzeranno e chi disporrà dei privilegi di modifica di tali dati.
E’ fortemente consigliato utilizzare il seguente modello: “Consentire ad un unico software la possibilità di poter modificare i dati e concedere a tutti i client solo il diritto di lettura su tali dati”
In un’azienda generalmente le tabelle che necessitano maggiormente di essere condivise tra i vari software sono le seguenti:

La condivisione della tabella anagrafica clienti permette, ad esempio, di utilizzare word per generare una lettera di comunicazione personalizzata tramite la funzione “stampa unione”.

Informazioni come rubriche e indirizzi di posta elettronica dovrebbero essere, se possibile, integrati all’interno delle informazioni dell’anagrafica.

La problematica di organizzare e decidere chi può modificare i dati rispetto a dove i dati risiedono e quindi anche al problema di quanti archivi contengono gli stessi dati è di gran lunga più importante di qualunque altro aspetto legato all’accesso condiviso dei dati. Istintivamente può sembrare strano porre più attenzione sulla gerarchia dei diritti di lettura/scrittura sui dati piuttosto che sul fatto che questi siano duplicati su più archivi.
I problemi di allineamento dei dati tra più archivi è molto più semplice da gestire e controllare quando il flusso dei dati è ben definito, e le regole di accesso sono ben chiare a tutti.
Occorre quindi porre attenzione non sul limitare la duplicazione degli archivi, ma piuttosto, su chi li può modificare e sul come.

Facciamo un esempio:
Supponiamo di avere 2 procedure separate per la gestione delle bolle (X) e per la gestione della fatturazione (Y).
Ogni fine mese, vengono trasferite le bolle dall’archivio X all’archivio Y.
Il software X per poter stampare le bolle utilizza un suo archivio di anagrafica clienti importato da Y.
Se durante il mese l’anagrafica di un determinato cliente deve essere cambiata, abbiamo 2 strade:

La prima soluzione, sebbene possa sembrare più veloce è la strada sbagliata in quanto potrebbero sorgere i seguenti inconvenienti:

Generalmente le informazioni risiedono all’interno di database.
Riguardo alla problematica che stiamo analizzando, possiamo dividere i database in due categorie:

Nel caso di database proprietari, l’unica ma comunque valida soluzione per esportare i dati dalla contabilità, è l’utilizzo di tabelle di scambio in formato testo o su database come access.
L’importante è fare in modo che le procedure di esportazione/importazione siano automatizzate ovvero basate su procedure informatiche veloci e ripetibili.
Rientrano in questa categoria anche i sistemi software basati su AS400.

Nel caso di database basati su piattaforme dati standard come SQLServer, Access, ORACLE, dBase o BDE si ricorre generalmente a procedure basate su tecnologia ODBC.
In questo caso occorre definire delle viste sui dati in modo da nascondere la complessità del database e impedire che i client possano effettuare modifiche accidentali sui dati.

Il sistema di condivisione delle informazioni che si è scelto generalmente non intacca il livello di sicurezza esistente. Le informazioni che vengono scambiate infatti non sono dati sensibili e se non si utilizzano infrastrutture di trasmissione dati al di fuori dalla rete locale non si corre alcun rischio. Diverso invece è il caso in cui si ha la necessità di utilizzare linee di trasmissioni non sicure. In questo caso, il livello di rischio che si corre è analogo a quello che ci assume nell’inviare i dati tramite una qualunque email.
Per migliorare la sicurezza occorre utilizzare una rete VPN oppure un sistema di crittografia sui file scambiati.

Per quanto riguarda l’affidabilità di un sistema di condivisione dati basato su file di scambio abbiamo rilevato, a dispetto di quello che può sembrare, un elevato tasso di affidabilità e soprattutto un elevato grado di semplicità nell’individuare la causa di eventuali problemi.
Anche l’utilizzo di tecnologie basate su ODBC sono estremamente affidabili.

Quando Industrial Software ha iniziato a proporre le proprie soluzioni informatiche specializzate alle aziende del settore cave e trasporti era ben consapevole dei problemi che avrebbe incontrato proponendo software così innovativi.
Convincere un’azienda ad utilizzare un nuovo software per la gestione delle bolle, per la fatturazione, per la gestione dei listini, per la gestione delle analisi CE e  la gestione delle statistiche di produzione e lasciare al proprio software contabile solo i compiti amministrativi e contabili non è cosa facile.
Convincerli che software specializzati possono portare enormi vantaggi a volte non basta.
Occorre dare delle garanzie concrete che i vantaggi portati dai nuovi software non vengano vanificati dai cambiamenti necessari che introdurre i nuovi software.
In particolare, occorre garantire:

Un’integrazione effettuata rispettando i criteri sopra indicati garantisce che i risultati dell’introduzione del nuovo software siano reali e duraturi.

 

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